らっぱ王子そろそろ年賀状を出さなきゃいけない季節。毎年ギリギリになって作ってるので、今回は早めに作成してしまおう。宛名の印刷はいつもWordの「はがきと挿し込み印刷」を使ってます。Excelで作った住所録が流用できるので、管理と作成が楽ちんでおすすめです。年賀状作成ソフトを購入しなくても、WordとExcelなら標準で付いているPCも多いですしね。ただ、Excelの住所録からデータを読み出してくるのにちょっとしたコツがいるので、覚書として残しておこう。
Word はがき宛名印刷を新規作成する
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メニューから [ツール] → [はがきと挿し込み印刷] → [はがき印刷] を選択。[はがき印刷]ダイアログ が開く。
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ダイアログから [宛名面の作成]ボタン を押す。[はがき宛名印刷ウィザード] が開く。
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用途に合わせて、ウィザードを進めて行く。
「差し込み印刷を指定します」で、
[標準の住所録ファイルを差し込む] を選択。
ファイルの種類：[Microsoft Excel] を選択。
表の選択ダイアログが出たら、Sheet1$を選択して [OK]ボタン を押す。 -
ハガキの宛名面が作成される。名前・住所等はまだ空白となっているが、一旦このままWordファイルを任意の場所に保存して閉じる。(注)
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\「ユーザー名」\ドキュメント\My Data Sources\Address20.xlsx が作成されているので、開く。
(このExcelファイルのデータが宛名として先ほどのWordファイルに読み込まれる) -
氏名・連名・敬称… それぞれのフィールドの名称、順番を変えずに必要なデータを入力する。入力できたら、保存して閉じる。(注)
例)
(住所_1は半/全角に関係なく15文字までが無難)氏名 連名 敬称 会社 部署 役職 郵便番号 住所_1 住所_2 らっぱ さじ だんご 555-5555 王阪府王阪市王阪町王阪キングス 1000-1 555号 喇叭商事 御中 株式会社 111-1111 高地県高地市高地郡 乙2007-1
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先ほどのWordファイルを開く。「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」と出たら、[はい]ボタン を押す。
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Excelのデータが読み込まれ、宛名が完成する。
(注) Excelのデータを編集する際は、必ずWordファイルを閉じてから行う。また、Wordファイルを開く場合も必ずExcelファイルを閉じてから開く。
以上の行程で、このようなWordファイルができます。
[はがき宛名印刷]ツールバー を操作して、Excelから読み込まれた宛名を切り替えて表示できます。印刷もこのツールバー の [印刷] から行います。
このWordファイルを残しておけば、来年はAddress20.xlsxを編集するだけで済みます。前年度にどこへ出したかデータを残したい場合は、このAddress20.xlsxを年度別にバックアップしておくといいでしょう。ちなみに、自分は「はがき宛名印刷ウィザード」で以下のように設定しています。
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はがきの種類をえらびます
[年賀/暑中見舞い] を選択。
[背景にはがきを表示する] にチェックする。 -
縦書き/横書きを指定します
[縦書き] を選択。
[差出人の郵便番号を住所の上に印刷する] にチェックしない。 -
書式を設定します
フォント：[HG行書体] を選択。
[宛名住所内の数字を漢数字に変換する] にチェックする。
[差出人住所内の数字を漢数字に変換する] にチェックする。 -
差出人の住所を入力します
[差出人を印刷する] にチェックしない。(差出人は文面に書くため) -
差し込み印刷を指定します
[標準の住所録ファイルを差し込む] を選択。
ファイルの種類：[Microsoft Excel] を選択。
宛名の敬称：[様] を選択。
[住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う] にチェックする。
挿し込み印刷では「他の住所録ファイルを差し込む」にすると、連名部分に不具合が出て解決できなかったので、[標準の住所録ファイルを差し込む]にしています。
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